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Come fare un verbale di sopralluogo
(pagina 1 - schema)
Parti e argomenti della scheda:
 Introduzione 
 Come iniziare 
 Descrizione 
 Dati tecnici 
 Conclusioni
Tutte le circostanze che devono risultare in una perizia, in una consulenza tecnica (specialmente quando si tratta di interventi ufficiali per enti pubblici o per l'Autorità Giudiziaria), devono essere certificate in un preciso documento. Quando bisogna stabilire, ad esempio, le modalità di un sopralluogo è necessario redigere un apposito verbale.
Esso diventa indispensabile se le circostanze da esaminare (misure, fotografie, rilievi, constatazioni di danni, e simili) non sono pacificamente riconosciute dalle parti. Nelle controversie e nelle cause il Consulente Tecnico d'Ufficio (CTU), quando si reca sui luoghi per i quali relazionare, deve sempre scrivere un verbale con le modalità descritte in questa pagina. Diversamente potrebbero essere contestate alcune sue affermazioni, alcune sue valutazioni, i disegni del rilievo ed anche il modo o l'epoca delle foto.
L'operazione non è difficile se il tecnico ha le idee chiare su che cosa sia importante scrivere, quindi è molto meglio informarsi quando si è chiamati a svolgere una simile funzione. Spesso, in questi casi, ci si trova di fronte ad avvocati o ad altri tecnici che non aspettano altro che il consulente sbagli per poterne approfittare in difesa della loro parte.
Il documento serve per il committente, ma pure per gli organi che debbono approvare la pratica edilizia, o esaminare i fatti in una causa, o per chi deve poi utilizzare il progetto realizzando l'opera, o procedere ad un collaudo.
Allora diventa importantissimo verbalizzare correttamente le operazioni eseguite.
 
Un consiglio: 
Scrivi il verbale il più possibile preciso: è il documento che fa testo nel caso di una controversia e di una consulenza tecnica d'ufficio. Se ci sono delle dichiarazioni che siano virgolettate. Mai sposare le tesi se non sono condivise fra le parti in causa.
Tentare, al primo approccio, di conciliare i contendenti lasciando anche del tempo per decidere.
Fare uso della posta elettronica per comunicare se sia stata indicata nell'udienza.

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Introduzione
Il verbale è la trascrizione sintetica delle operazioni che il tecnico incaricato porta avanti in un sopralluogo o in uno studio di una pratica. 
Qui, per semplicità, ci riferiamo ad un verbale collegato ad una perizia e quindi alla redazione del documento che attesta l'avvenuto sopralluogo. In ogni modo non è molto diverso redigere un verbale per casi similari in quanto le modalità sono sempre le stesse.
 
Come iniziare
Dopo aver avvertito tutti gli interessati al sopralluogo (se si tratta di causa o di lavori pubblici può essere necessaria la raccomandata con ricevuta di ritorno, onde evitare ogni contestazione sull'invito a comparire), il tecnico deve incontrarsi con le parti sui luoghi da esaminare. 
La prima cosa da fare è quella di constatare la presenza o meno degli invitati e, dopo aver atteso alcuni minuti qualora manchi qualcuno, si procede con le operazioni peritali. Ogni attività (misurazioni, fotografie, schizzi, prove o demolizioni) deve essere portata avanti alla presenza degli intervenuti. 
Il verbale riporterà tutto ciò che si è fatto nel sopralluogo e pertanto ogni cosa va appuntata su carta (come un promemoria), specialmente quando sono molteplici quelle da completare. Il tecnico deve sempre avere in mente che alla fine tutti dovranno firmare l'elenco delle operazioni ed i modi di quanto eseguito nel sopralluogo.
 
Descrizione dei luoghi
Prima di descrivere in modo succinto i luoghi esaminati, senza esprimere alcuna valutazione al riguardo (giacchè non è affatto pertinente nel verbale, nè corretta in quanto lo studio va approfondito tecnicamente dopo aver riscontrato non solo le misure o le circostanze, ma anche esaminato altri documenti che fanno parte della causa o della pratica), bisogna riportare i dati utili al verbale. 
Dopo aver correttamente ed esaurientemente registrato i dati indispensabili si potrà procedere con la descrizione generale e quindi con quella più particolare che riguarda i fatti e le circostanze esaminate: anche in questo caso scrivendo solo ciò che si è visto o misurato. 
Oltre a ciò è anche possibile registrare ciò che le parti hanno intenzione di verbalizzare: una constatazione, una contestazione, una valutazione, un documento offerto al tecnico attinente il caso. Questi deve virgolettare le dichiarazioni scrivendo anche chiaramente l'autore. E' possibile aiutare ad esprimere il proprio pensiero chi non ha molta padronanza della lingua, ma sempre chiedendo, alla fine, l'approvazione delle frasi a chi se ne assume la responsabilità. 
Qualora nessuno si esprima il tecnico inviterà comunque i presenti a parlare con una frase del tipo: "Se qualcuno ha qualcosa da dire verrà verbalizzata adesso." 
Se nessuno aggiunge nulla, o già sia stato scritto quanto da ciascuno riferito, il verbale può essere chiuso.
 
Dati tecnici
Il verbale deve essere tecnicamente inoppugnabile e quindi deve contenere alcuni dati indispensabili quali: la data, l'ora, il luogo, i nominativi e la qualità degli intervenuti, la precisa indicazione delle operazioni svolte, le dichiarazioni eventuali dei presenti, l'ora di ciusura e le firme di tutti. 
Possono essere aggiunte altri elementi particolari come l'oggetto del sopralluogo, il tipo di incarico con il committente e le sue richieste, l'eventuale data di un successivo sopralluogo. In quest'ultimo caso non sarà necessaria un'ulteriore invito ufficiale a presenziare alle operazioni peritali. 
Per una migliore completezza della struttura di un verbale si riporta un breve esempio: 

Tribunale di _______________ 

Consulenza Tecnica d'Ufficio nella causa civile _______ tra __________ e _______ 
 

VERBALE DI SOPRALLUOGO 

Il giorno ventotto del mese di ottobre dell'anno duemilatredici, alle ore dieci, in Siena, dopo regolare invito si sono trovati sul posto in Via_________________ i signori: 
- XXXXX in qualità di attore; 
- YYYYY in qualità di difensore di XXXXX; 
- WWWWW in qualità di resistente; 
- ZZZZZ in qualità di difensore di WWWWW; 
- AAAAA in qualità di tecnico di parte di XXXXX; 
- BBBBB in qualità di tecnico di parte di YYYYY; 
- oltre al sottoscritto CTU, Tal dei Tali. 
Alla presenza continua degli intervenuti si è proceduto alle operazioni peritali consistenti in: 
- misurazioni di_________________________; 
- foto di _______________________________; 
- rilievo di ____________________________; 
- ........ 
Dopo di ciò XXXX fa rilevare che ".......". 
Viene consegnato un documento ..... da YYYYY. 
Infine, poichè il sottoscritto non ha nulla più da esaminare o misurare, nè altri hanno da aggiungere dichiarazioni, il presente verbale viene chiuso alle ore undici e quindici. Esso viene letto, confermato e sottoscritto dai presenti. 
Firme 
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Conclusioni
Spesso si giudica la bontà di una conslenza o solamente di un sopralluogo anche dalla cura con cui viene redatto un verbale. Come apparirebbe a chi legge se esso mancasse di qualche elemento importante? Che idea ci si potrebbe fare del consulente incaricato? Solo da un buon verbale può partire una corretta, chiara, onesta e tecnicamente valida perizia. 
I risultati raggiunti serviranno al committente, ma anche al buon nome del professionista che formerà così, nei concetti dei clienti, la certezza di potersi servire di un tecnico di fiducia.

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